А как можно организовать вывод документации на сайте?

Допустим, есть 5 отделов. Каждый выкладывает свои документы на сайт.
На сайте есть страничка - там список всех документов. Вначале или самые свежие или самые важные - без разницы. И ссылки на документы по отделам.