Перевод статьи Марины Пайч «Overcoming challenges faced by Drupal events organizers» с советами по координации мероприятий по обучению Drupal.

Организация мероприятий в рамках Drupal Global Training Days — это отличный способ рассказать о Drupal, привлечь новых разработчиков и повысить его популярность.

Если вы еще не слышали о Drupal GTD, обычно это одно- или двухдневный тренинг, где опытные разработчики проводят сессии, посвященные Drupal, и обучают участников созданию своего первого сайта на Drupal или модуля. Почему это мероприятие называется глобальным? Потому, что оно проводится по всему миру ежеквартально в определенные дни (или около того). Организаторы из Северной и Южной Америки, Европы, Африки, Азии и Австралии объединили свои усилия, чтобы создать движение GTD и показать силу мероприятий, проводимых сообществами по всему миру.

Знакомство с Drupal 8 в Рияде. Фото @EssamAlQaie.

Однако организаторы Drupal-мероприятий сталкиваются с проблемами при проведении тренингов и конференций. Рабочая группа Drupal Global Training Days провела опрос, чтобы выяснить общие трудности для организаторов и то, как они могут помочь с проведением мероприятий GTD. Сначала мы разработали анкету для онлайн-опроса, а затем провели несколько обстоятельных интервью для подтверждения собранных данных. В этой статье я собрала наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются организаторы Drupal Global Training Days и провела мозговой штурм, чтобы найти пути их преодоления, основываясь на своем личном опыте организации мероприятий и положительном опыте других организаторов. Что ж, приступим.

GTD в Омске. Фото @ADCISolutions.

Проблема 1: Нехватка материалов для докладов (документация или презентации других организаторов)

Чему мы должны научить? Отсутствие готовых материалов является самой распространенной проблемой организаторов во всем мире. Это действительно очень острая проблема. Не существует «специальной папки» с постоянно обновляемыми и готовыми к использованию презентациями и докладами.

На это есть две основные причины:

1. Большинство организаторов проводят мероприятия GTD на своем родном языке: испанский, русский и т. д., что делает такие презентации малопригодными для использования в других странах.
2. Программы мероприятий составляются с учетом уровня участников: в некоторых странах на GTD в основном приходят люди не знакомые с Drupal, в других странах — более опытные.

Эти факторы весьма затрудняют (если не делают невозможным) создание презентаций, которые могут подойти для всех видов тренингов.

Решить эту проблему можно, обратившись за помощью к другим организаторам GTD. Вступите в группу GTD на Drupal.org. Там вы можете создать новую дискуссию и попросить людей поделиться своими материалами или хотя бы программами мероприятий, чтобы вы могли адаптировать материалы к вашей аудитории и целям. Также есть специальный канал Slack, где вы также можете обратиться за помощью к другим организаторам.

Я поступила именно так, когда мы решили добавить семинар к нашему GTD. В прошлом у нас были только теоретические мероприятия, но затем мы захотели провести практический семинар. Поскольку мы никогда раньше не проводили практикумов, я обратилась к другим организаторам с вопросом, кто уже проводил семинары. И Маурисио ответил мне и поделился большим количеством материалов, которые они использовали в Никарагуа.

Мы обсудили его материалы вместе с нашей командой докладчиков и адаптировали некоторые из них к нашей повестке дня и целям. Кроме того, очень полезным был стек технологий, который Маурисио использовал на своих мероприятиях. Мы не знали, что выбрать для использования в нашем семинаре, поэтому мы также использовали инструменты, предложенные Маурисио, которые были полезны.

Опираясь на опыт никарагуанских мероприятий GTD, мы смогли не начинать все с нуля, а провести качественное мероприятие.

Реализуется также глобальная инициатива по переводу руководства пользователя Drupal 8 на различные языки. Если вашим родным языком является один из следующих: Català, Magyar, Español, Українська, 简体中文, Français, Deutsch, فارسی, Bahasa Indonesia, 日本語 — вы можете использовать эти материалы для своих тренингов. Если вашего языка пока нет в этом списке, вы можете помочь перевести его. (Примечание: теперь руководство доступно и на русском языке).

Проблема 2: отсутствие унифицированных рекламных материалов

Вторая широко распространенная проблема — отсутствие промоматериалов. Эта ситуация аналогична первой проблеме. Разные языки и разные профессиональные навыки участников затрудняют создание единого набора материалов для продвижения всех мероприятий GTD. В ходе дискуссий с участниками рабочей группы GTD мы обсудили, что мы можем сделать, и поняли, что для каждого организатора лучше всего создавать собственные промоматериалы, поскольку они лучше знают свою аудиторию и могут передать основную цель GTD — «Введение в Drupal» на простом и понятном языке.

Повторюсь еще раз, не стесняйтесь обращаться за помощью или советом в группе или в канале Slack к организаторам, которые добились успеха в продвижении своих мероприятий.

Проблема 3: нехватка докладчиков

Некоторые организаторы отмечают, что зачастую у них нет людей, которые могли бы выступать на мероприятиях по разным причинам: разработчики заняты работой, либо слишком стесняются говорить, либо вообще некому проводить сессии.

Ситуация #1

Если ваши потенциальные докладчики согласны выступить на сессии, но слишком заняты, чтобы принять участие в них, запланируйте мероприятие заранее и помогите им спланировать график подготовки таким образом, чтобы это не занимало много часов в неделю. Покажите им, что если они начнут готовиться заранее и будут делать это не торопясь, они смогут делать все одновременно. Но, конечно же, периодически вам будет необходимо чтобы напоминать о себе, чтобы в итоге добиться необходимых результатов.

Ситуация #2

Если ваши потенциальные докладчики слишком стесняются выступать, постарайтесь вовлекать их постепенно. Попросите их подготовить небольшой доклад о чем-то простом для тренинга. Затем предоставьте им качественную обратную связь и укажите сильные стороны их презентации. А затем, когда они будут готовы, пригласите их на более масштабное мероприятие. Это займет некоторое время, но ваши усилия окупятся, когда вы достигнете своих целей.

Ситуация #3

Вы являетесь единственным организатором или некому выступить в вашей организации. Преодолеть эту проблему можно двумя способами:

1. Поищите докладчиков из других Drupal компаний в вашем регионе. Они смогут прорекламировать свою компанию, а вы получите докладчиков с опытом. Другой вариант может быть применен, если у вас сильное сообщество в вашем городе или регионе. В этом случае вы можете пригласить людей из сообщества выступить на мероприятии.
2. Если первый способ не может быть реализован, найдите дистанционных докладчиков и сделайте видеозвонок или даже организуйте онлайн-событие. Глобальное сообщество Drupal невероятно огромно. Я уверена, что вы найдете замечательных и мотивированных докладчиков для вашего мероприятия в сообществе.

Проблема 4: низкая конверсия (многие регистрируются, немногие посещают)

Если это единичный случай, то это может быть просто случайно низкая посещаемость. Например, погода вдруг стала ужасной, и люди вообще не пожелали выходить на улицу. Это не связано конкретно с вашим мероприятием.

Но если это происходит постоянно, вам необходимо тщательно оценить свои усилия по продвижению. Возможные причины:

• Промо материалы вводят в заблуждение: ожидания участников не оправдались. Убедитесь, что обещанные цели достигнуты, и усовершенствуйте промо материалы и тексты в соответствии с этим. Чтобы определить разрыв между ожиданиями и реальностью, организуйте несколько обстоятельных интервью с представителями вашей целевой аудитории или добавьте вопрос об ожиданиях в регистрационную анкету.
• Проблемы с сопровождением участников: обычно с момента отправки заявки на участие в мероприятии до фактической даты его проведения проходит пару недель. Человек мог забыть о событии, потерять интерес или даже передумать. Чтобы этого не произошло, предусмотрите несколько возможных способов контакта с уже зарегистрированными пользователями. Отправляйте электронные письма, информируйте о ходе подготовки тренингов и расписании их проведения, отправляйте напоминания.
• Не совсем ваша целевая аудитория: если ваши промо материалы будут рассылаться более широкой аудитории (например, не только студентам технических специальностей, но и всем студентам), вы можете получить много регистраций, но только технари примут участие. Будьте внимательны при выборе каналов продвижения, убедитесь, что вы привлекаете целевую аудиторию.

Могут быть и другие причины низкой посещаемости: трудно добраться до места проведения мероприятия, слишком высокая стоимость билета (если это платное мероприятие), не очень интересная программа и т. д. Но вы должны найти причины для вашего конкретного случая. Пообщайтесь с участниками, спросите их, что могло бы повысить их удовлетворенность; посещаемость ваших мероприятий возрастёт, когда вы наладите обратную связь с ними. Только не забудьте рассказать о сделанных улучшениях в ваших промо материалах, чтобы люди знали, что вы действительно прислушались к ним.

Проблема 5: нехватка денег для оплаты площадки и кофе-брейков

Согласитесь, здорово, когда вы приходите на мероприятие и там есть бесплатный кофе? Позаботьтесь о том, чтобы участникам мероприятия было удобно и приятно и во время докладов и на кофе-брейках:

• Организуйте мероприятие в офисе IT-компании. Если ваш офис не подходит для проведения мероприятий, обратитесь в более крупные компании и предложите сотрудничество: вы организуете мероприятие, а они предоставят площадку. В обмен, они смогут прорекламировать себя во время мероприятия. Необязательно, чтобы это был офис именно IT-компании, можно поискать любое удобное и красивое место; просто зачастую IT-офисы круто выглядят и уже оборудованы для проведения таких событий.
• Организуйте мероприятие в вузах. Попробуйте договориться с руководством учебного заведения о безвозмездном предоставлении помещения для проведения мероприятия. Преимущества вузов в том, что они, как правило, располагают всем необходимым оборудованием и там можно найти потенциальных участников вашего мероприятия — студентов технических специальностей.
• Ищите спонсоров на бартерной основе. Drupal GTD — международное событие, притягивающее внимание множества людей. Используйте это в своих интересах и привлекайте компании, которые окажут вам поддержку в организации вашего тренинга и предоставят необходимые ресурсы или услуги в обмен на рекламу. Предложите разместить их рекламу на площадке мероприятия. Это даст возможность провести мероприятие на хорошем уровне: участники получат более приятные впечатления, а вам не придется беспокоиться о финансовых затратах.

Проблема 6: отсутствие спонсоров

Обычно большая часть расходов на мероприятие может быть покрыта благодаря неденежной поддержке со стороны партнеров. Гораздо легче найти партнеров, готовых помочь своими услугами, чем спонсоров. Поэтому я советую вам начать с поиска партнёров для мероприятия, особенно если у вас нет опыта привлечения спонсоров.

Если же без спонсорской поддержки не обойтись, то:

1. Создайте список компаний, которым может быть интересно ваше мероприятие.
2. Узнайте, кто в этих компаниях принимает решения по таким вопросам.
3. Напишите, чем ваше мероприятие может быть полезно компаниям-спонсорам: продвижение, брендинг, доклад на мероприятии и так далее и обозначьте стоимость спонсорского пакета.
4. Подготовьте индивидуальное спонсорское предложение для каждой компании.

Организуйте встречу с представителем потенциального спонсора, чтобы лучше узнать интересы компании и получить дополнительную информацию.

Обратитесь к местным компаниям, которые активно участвуют в жизни it-сообществ, они с большой вероятностью поддержат ваше мероприятие.

Проблема 7: недостаточная осведомленность

Не везде еще знают о мероприятиях GTD, что может создать определенные сложности для организаторов. Сложно найти спонсоров, докладчиков и привлечь посетителей. Чтобы решить подобные проблемы, вам стоит связаться с компаниями, которые разрабатывают проекты на Drupal, и рассказать им о преимуществах участия в GTD-движении. Среди таких преимуществ — продвижение компании в Drupal-сообществе, возможность засветиться в блогах, твитах, на карте событий Drupal и даже получить кредиты на Drupal.org!

Чтобы привлечь больше внимания к вашему мероприятию, вам стоит проводить его в тот же день, когда такие мероприятия устраиваются глобально по всему миру. Масштабность проводимого мероприятия часто вызывает у людей любопытство и желание его посетить. Для продвижения своего мероприятия не стесняйтесь использовать видео других организаторов GTD: видеоролик №1, видеоролик №2.

Томас П. Томас (исполнительный директор Zyxware Technologies) рассказывает о Drupal GTD и сообществе Drupal на мероприятии GTD в Керале. Фото @zyxware.

Выводы

Организация мероприятий — сложная и хлопотная задача. Вместе с тем она открывает широкие возможности для профессионального роста и экспериментов в сфере PR, маркетинга и ивент-менеджмента. Я занимаюсь организацией мероприятий не первый год, и до сих пор нахожу в работе много нового и интересного.

Организаторам GTD я желаю быть активными, креативными и целеустремленными. Эти качества помогут вам проводить яркие и запоминающиеся мероприятия и привлекать к Drupal внимание множества людей!

Рабочая Группа Drupal GTD (paych, lizzjoy, dinarcon, rgs, rachit_gupta, pendashteh, solomonkitumba) всегда готова протянуть вам руку помощи и подсказать, что делать.

Вступайте в группу Drupal GTD, подключайтесь к нашему каналу в Slack и подписывайтесь на наш Twitter :)

Удачных GTD!